Eine Beschäftigtenkontrolle durch Ortungssysteme ist datenschutzrechtlich nur in sehr engen Grenzen zulässig. Eine Einwilligung des Beschäftigten reicht als Grundlage für den Einsatz der Ortungssysteme nicht aus. Eine regelmäßige Überwachung der Beschäftigten durch Ortunssysteme in den meisten Fällen streng verboten, da der Beschäftigte dadurch unter Druck gesetzt werden kann.

Der Einsatz von Ortungstechnik, die gezielt der Überwachung des Verhaltens von Beschäftigten dient, kommt nur dann in Betracht, wenn begründete und klar dokumentierte Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass der Beschäftigte eine Straftat begangen hat, die mittels der Ortungstechnik beweisbar wird. Auch in diesem Fall ist zu prüfen, ob die Maßnahme verhältnismäßig ist.

Datenschutzrechtlich unproblematisch ist hingegen, wenn die Ortung durch das System technisch etwa erst nach einem Kfz-Diebstahl oder zur Sicherheit des Beschäftigten eingesetzt wird. Andere Einsatzmöglichkeiten von GPS sind im Fuhrparkmanagement denkbar.  Eine Ortung während der erlaubten privaten Nutzung eines Kfz oder eines Smartphones ist ebenfalls unzulässig.

Wichtig ist, dass bereits bei der Planung und Auswahl eines Ortungssystems der Datenschutz zu beachten ist und vor allem, dass Daten sparsam verarbeitet werden. Es dürfen nur die Daten erhoben werden, die dem betrieblichen Zweck dienen. Zudem ist es erforderlich, dass der Zweck klar dokumentiert ist und transparent im Unternehmen kommuniziert wurde. Die Verwendung der Daten zu einem anderen, als ursprünglich festgelegten Zweck ist nicht gestattet und nur in den seltensten Fällen rechtskonform.

Beim Einsatz von GPS -Ortungssysteme im Unternehmen sind daher folgende Punkte zu beachten:

  • Nur erforderliche Daten werden erhoben.
  • Die Datenschutzeinstellungen des Systems sind zu prüfen und zu dokumentieren.
  • Die Beschäftigten sind durch eine Benachrichtigung oder eine Leuchtanzeige am Gerät, darüber in Kenntnis zu setzten, wann eine Ortung erfolgt. Ansonsten liegt eine verbotene heimliche Überwachung der Mitarbeiter vor.
  • Der Datenschutzbeauftragte und ggf. der Betriebsrat müssen einbezogen werden.
  • Ausführliche Dokumentation über den Einsatzbereich sowie über die betroffenen Mitarbeiter ist zu erstellen und aktuell zu halten.
  • Der Abschluss einer Betriebsvereinbarung ist empfehlenswert.

Wenn Sie den Einsatz eines GPS-Systems in Ihrem Unternehmen planen, ist eine datenschutzrechtliche Prüfung unabdingbar.

Unsere zertifizierte Datenschutzexperten stehen Ihnen gern zur Verfügung.