Personalabteilungen müssen auf das Thema Datenschutz besonders achten. Aber wie ist mit Bewerbungsmappen und v.a. den darin enthaltenen Lebensläufen, die eine ganze Reihe an personenbezogenen Daten enthalten, richtig umzugehen? Und was sollte auf jeden Fall vermieden werden?
Die DSGVO spielt in Personalabteilungen eine sehr große Rolle.
Unternehmen müssen die Bewerbungsunterlagen der potenziellen Arbeitnehmer/innen bestmöglich schützen – während des gesamten Bewerbungsprozesses. Dabei ist auf Folgendes zu achten
Aufklärung über die Verarbeitung
Alle Bewerber/innen müssen über die Datenverarbeitung aufgeklärt werden sowie über ihre Rechte als Betroffene informieret werden.
Datenweitergabe
Besonders kompliziert ist die sichere Weitergabe der Bewerberunterlagen in der Praxis. Verantwortliche Stellen müssen darauf achten, dass die Bewerbung nur an die zuständigen Stellen weitergeleitet wird.
Eine separate Einwilligung ist auch für die Fälle erforderlich, wenn die Bewerbungsunterlagen für eine andere als die ausgeschriebene Stelle genutzt werden sollen.
Datensparsamkeit
Personalabteilungen dürfen nur so viele Daten über Bewerber/innen erfahren, wie sie für die Entscheidung einer Einstellung auch wirklich benötigen.
Löschfristen
Der Datenschutz gilt während des gesamten Bewerbungsprozesses. Wichtig sind zudem die Löschfisten. Eine Speicherung der Bewerbungsunterlagen ohne explizite Einwilligung ist nach Abschluss des Bewerberverfahrens nicht gestattet. Eine Aufbewahrung ist nur möglich, wenn der/die Bewerber/innen explizit ihre Einwilligung.